全社的に在宅勤務が始まって１週間が経とうかとしています。個人的には先行して2週間くらいで、慣れるかと思うとそれほど慣れません。
今日は在宅勤務の環境整備について、1週間が経った今だからこそ言えることを社内SEの目線から赤裸々に語っていきたいと思います。
在宅勤務の環境整備で運が良かったことや頑張ったことなど、これからでも始めたいと思われている人にも役に立つのではないでしょうか。
それでは、どうぞ
在宅勤務をやることになるとは
まず私の立場は300人くらいの社内SEです。在宅勤務に対応するつもりで社内のIT環境整備していたわけではありませんでした。
まさかこんなことになるとは思わず、2月の中旬くらいからもしロックダウンしたらどうするかを考えて、万が一のために最低限の準備をしました。
会社の業態は卸業者で仕入れ先から仕入れたものをお客様に販売する昔ながらの会社で書類も多く、FAXも現役なので営業アシスタントの人からは、「絶対に在宅勤務なんて無理、デメリットしかなく会社に来ないと仕事になりません」なんて言われながらも、なぜか私が「そんなこと言わずにお願いしますよ」なんて機嫌をとりながらPCに設定をさせてもらいました。
在宅勤務になる前の環境
弊社がどんなIT環境か説明します。
今までは営業にだけPCを持って外出できるようにセットアップしておりました。B5のノートで、VPNソフトを使えばポータルサイトやワークフローシステム、ファイルサーバなど一般的な社内システムが使えます。
メールなどOffice365を使っており、ちょうどTeamsを社内展開しようとしていたところでした。
とはいえ、どこでも使えるようには環境整備しておらず、端末に証明書がないとOffice365が使えないようになっていて、持ち出せるようになっている営業用のPCにだけ設定していました。
在宅勤務にたまたま対応できた
PCの管理をしやすくするために内勤者のPCもノート型で運用していました。これが本当に良かった。デスクトップPCだとどう考えても持ち運べませんもんね。
A4の大きめノートで普段は持ち運べないほどの重さなのですが、今回は持ち帰ってもらいました。
ロックダウンしたらどうしようと考え出してから、急いで内勤者のPCにVPNのソフトとOffice365用の端末認証設定をしていきました。だいたい50台強でしょうか。
在宅勤務が始まってからも環境整備
当然在宅勤務の環境整備はできている事に越したことはないですが、こんなこと起きるわけないと考えていて、出張時などで困らないための環境を整備しているところが多かったのではないでしょうか。
全社員在宅勤務になったものの当初はあくまで原則で、FAXの受信や荷受け、電話対応などの環境整備ができておらず、そのために各部署で1人持ち回りで出勤していました。
とはいえ従業の命が大切だということで、出来る限り環境を整備しようと、今まで現場に頑なに断られていたFAXもどさくさに紛れて全部PDF化されファイルサーバに転送されるようにしました。
複合機に直接設定する必要があり、そのためだけに行くのもアレなので、固定電話への自動応答の音声も私が吹き込んできました。
郵便物の対応だけはまだできていないので、何日かに一度総務部の人が出社しているようです。
在宅勤務のIT環境整備について
Teamsが全てです。本当に準備していてよかった。実態としてはOffice365を導入してるからなのか、いつの間にか多くのPCに勝手にインストールされてました。
インストールされていないPCに対して順次入れていくだけで済んで、試験導入をしていました。
どんな試験導入かというと、こういったコミュニケーションサービスを利用した事のない弊社にとってまさに黒船だったので、まずTeamsヘルプ窓口というチームを作り、全社員をメンバーにしました。
Teamsに関する質問は全てそこでしてもらい、検索などを駆使して誰でも過去に遡って見られるようにしました。
同じ質問も色んな人から何回も来ますが、そのたびにその内容のリンクを貼ってあげるだけで済みますので、回答する側も楽です。
そんな感じで軽めに準備運動をしたおかげで、突然在宅勤務になっても、なんとなく部署ごとでチームを作ってTeams会議なども利用して社員間のコミュニケーションがそれなりに取れているようです。
在宅勤務の環境整備課題
今抱えている問題は物理的なものです。PCが壊れた場合にどうするかというところでまだ発生してませんが、普段はレンタルPCのため業者さんに交換してもらってますが、今発生したら自宅での対応は難しいので、出勤することになりそうです。
もう一つは社員の通信環境です。社員の中にはインターネット環境がない人もいて、会社支給のiPhoneのテザリングだとWeb会議で使用し続けるには通信量が圧倒的に足りず、都度追加しています。（金額は相対契約のため具体的には言えませんが個人で契約するよりは圧倒的に安いです。）
このあたり、ブログやツイッターではオープンに言えない話もいつか何らかの形でお伝えしたいです。
これからもいろいろ出てくるかと思いますが、とりあえず決算処理も終わり、最低限の業務は回っていますので、今後は今期の売上に関わる対応、例えば今まで訪問していた営業手法のオンライン化やあまり手をつけてこなかったWeb集客などを頑張っていきたいと思っています。
在宅勤務の環境整備まとめ
たまたま業態的にも出勤して対応する事が少なく、全社的に在宅勤務の環境整備が整いましたが、会社によってはまだまだ出社してるところも多いかと思います。
在宅勤務の環境整備ができるところは早めに対応し、出勤する人を少なくすることによって社会的にも助け合いになるかと思いますので、社内SEの頑張りどころだと思ってます。
少しでもお役に立てれば幸いです。
何か気になることや知りたい事があれば、お気軽にお問い合わせ下さい。ツイッターでも大丈夫です。最後までお読みいただきありがとうございました。
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