２月末に個人的にお試しで１週間在宅勤務（テレワーク）を行った後、３月の中旬からが徐々に始まり、３月下旬に全社員原則在宅勤務となりました。
私の仕事は社内のIT管理をする仕事なので、２月の段階で新規導入などの企画系の仕事の手は止めて、社員の皆様が在宅勤務（テレワーク）できるように準備をはじめていました。
準備というのは、自宅から社内のシステムが使えるようにする仕組みを各個人のPCに設定したり、PCを自宅に持って帰ってもメールが使えるように設定していきました。（普段は無断で持ち帰ってもメールが見られないようになっています）
ITがわかっている人は自宅でもテレワークできると思いますが、一般の人は何をしていいか分からない場合もあるかと思いますので、基本的なところから、必要なものや注意点などを紹介していきたいと思います。
それでは、いきます。
テレワークの注意点
というわけで、この記事ではテレワークをいよいよやることになった人向けに、必要なものや注意点をまとめてみました。
この時期から始める人は多分会社の環境がようやく整ったか、見切り発車的にテレワークが始まった会社も多いように感じるので、その点を意識して書いていきたいと思います。
まずはじめに注意点からいきます。
PCとインターネットがいる
ほぼ全員に当てはまると思いますが、テレワークを実施するにあたりPCが必須です。
で、PCだけあっても仕方なくて、インターネット環境が合わせて必要になります。
社員によっては自宅にインターネット回線を引いていない人も多く、その場合は会社で貸与しているスマホでテザリングをしてインターネットを使ってもらっています。
本当にごく一部ですが、社員の中には、
「会社の指示でテレワークを実施しているのに、自宅の環境を仕事で使うのはおかしい、会社に使用料を請求する」
と申し出てくる人がいました。理屈は間違ってないですよね。
また、スマホを貸与しているのも営業の社員のみで、バックオフィス業務の人たちにはありませんので、このような問合せがあった場合にはレンタルWiFiルータを貸出したりしています。
ただ、社内の在庫に限界があるので、WiFiルータの貸出しについてはアナウンスはしておらず、相談を受けてから対応しています。
私たちは元々数が足りなかったので、急いで月極でwifiルータを借りられるところと契約しました。
もし、インターネット環境が整備されてないのであれば１度会社に相談してみてください。貸してくれるかもしれません。
情報漏洩と不正
PCを持って帰ってテレワークをしますので、次の注意点としては情報漏えいと不正対策です。
この場合の注意点は、社員側ではなくてどちらかと言うと会社側の注意点ですね。社員の側からしても本来行わずに済んだテレワークによってなにか問題を起こしてしまうということは不本意だと思います。
機密情報の高いファイルを誤って流出してしまうならそもそも持ちたくないと考える人も多いかと思いますので、テレワークを行う際に、書類などで持ち帰らないといけない場合は最低限にしておきましょう。
また自衛策として、何を持って帰ったかも事前に会社に報告することで、万が一社内で書類がなくなったという事態になった場合に疑われないように自分を守りましょう。
不正対策についてですが、会社によっては不正対策もできないままテレワーク実施に踏み切った会社も多いかと思います。
会計システムや銀行のオンラインバンキングができないと業務が回らないためにテレワークでも使用可能になっている場合は、事件が起こりえます。
もしあなたが会計担当者であれば、この場合もあらぬ疑いをかけられないように特にオンラインバンキングを使用する前、した後に上司に報告するようにしましょう。上司も安心します。
テレワークで重要なコミュニケーション
結局、会社・上司とうまく信頼関係を気づけているかどうかで、テレワークでの振る舞いも変わってきます。
あなたがもし、いい関係をまだ結べてないようであれば、普段出勤しているときに行っているコミュニケーションの倍の量を意識して発信するようにしましょう。
あなたが仕事をしているかどうかは、テレワークでは必然的にアウトプット量に比例していきます。上司からするとどのような連絡がきているか、どのような資料を提出したか、電話やメール、チャット、Web会議で判断するしかありません。
あなたがいつ何をしたか、普段から報告している場合は不要ですが、いままでの習慣で日報などを出してないようでしたら、30分・1時間単位でもいいので、テレワーク時は時間割を作って始業・終業報告時に提出するだけで日報になります。
終了報告と翌日の始業報告は業務中に作成する
テレワークで仕事をしていて数日してからふと思ったことです。
今までは業務が始まる30分前くらいにPCを起動させ、受信しているメールを確認してから、始業報告として今日何をするか報告して業務を開始していました。
終業する時もなんだかんだで気がつけば残業し、ある程度仕事が落ち着いてから報告内容を考えてメールを作成し、1日の仕事を終えていました。
テレワークが始まってからずっと残業が続いていたのですが、私だけでなくある種一般的らしく、相当定時を意識していないとテレワークは働き過ぎてしまうそうです。
ずっと家にいるのでついつい仕事してしまうんです。
ある日このままではいけないと考えました。
それは17時に業務終了報告のメールを作成し、一緒に翌日の始業開始報告メールを作成してしまうのです。
定時が18時なので、17時以降の内容を少し追加するだけで終業報告メールができます。
翌日も始業報告メールができてるので9時前にメールを送ってから、受信しているメールを確認する流れにすることで、だいぶ仕事の段取りが変わって効率よく仕事ができるようになりました。
上にも書きましたが、1時間ごとの時間割をある程度作っておくとテレワークでもメリハリがつき、報告もとてもやりやすくなりますのでオススメしています。
テレワークでの便利ツール
私の机をツイッターで載せましたのでこちらでもご紹介します。こんな感じでやってます。右のモニタは別のPCと繋がってますので、真ん中と左がセットになってます。
自宅のPC環境です。モニタを増やすととても仕事がやりやすくなるので、テレワークの人はぜひ導入してみてください。買っても1万円くらいです。
— MD / あなたのIT担当になります！ (@MDLaboIT) April 21, 2020
ちなみに赤いのはankerのbluetoothスピーカーです。 pic.twitter.com/laJy3RsmTs
外付けモニター
小型のモバイルPCを使っているようでしたら、奮発してでも外付けモニターを購入するべきです。
仕事の効率が全く違います。
お使いのPCの映像ケーブルを確認して、大半の場合はHDMIケーブルと思いますので合うものを選んでください。
このような24型のモニターでも1万円くらいで買えます。
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マイク付きイヤホン
テレワーク中にWeb会議はよくありますか？もし部会などで毎日2回以上やっているならマイク付きのイヤホンをぜひ使ってみて下さい。
昔のiPhoneに付属してたようなPCの端子に繋いで使うタイプだと安いと思います。
メリットは２つあって、もし家族がいるならPCの内部マイクを使うよりも家の音を拾いませんので、相手に変な音を聞かせずにすみます。
もう一つが、こちらが本当に大きいのですが、マイクをミュートにしなくてもキーボードの音を拾わないということです。
ノートPCの内部マイクだとキーボードの音をすごく拾います。
マイクをミュートにすればいいのですが、話す時にミュートを切るのを忘れますし、相手にもミュートが伝わるので変な誤解を与える可能性があります。
マイク付きイヤホンを使うとキーボードの打音を拾いませんので、会議の内容次第では時間を有効に使うことができます。
モバイルスピーカー
テレワークの醍醐味は自宅です。会議など以外は音楽を聴いて仕事をするのはいかがでしょうか？
もちろん集中する時は切った方がいいですが、何もなく仕事をしてると自宅といえどもかなり疲れますので、意識的に気分転換をしましょう。
我が家にはスピーカーがなかったのですが、今回を機にBluetoothで繋がるモバイルスピーカーを買いました。
価格も手頃で十分満足です。外に出てよくなったらキャンプに持っていくつもり。一応防水らしくお風呂でも聞けるという優れモノ。
本当はBOSEのコッチが欲しかったけど、安さをとってしまった…。
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ギガが足りない
余談になります。この話はテレワークをしているいるからというわけではなく、ずっと家にいるからなのですが、自宅にインターネット環境がなくスマホのみで過ごしていた人は、この状況で余暇を楽しむためにスマホでYouTubeやAmazonプライム・ビデオで通信データ量を使い過ぎて通信制限を受けている人が多いようです。
駅前のツタヤやゲオでDVDのレンタル量がものすごく増えているらしく、そのことが物語っているのですが、このあたりもお気をつけ頂ければと思います。
健康を意識しないとキツイ
基本的にずっと家にいることになるので、圧倒的に運動が足りません。ですので我が家では仕事机をスタンディングデスクにしていて、座る時もバランスボールに座ってます。
テレワークにあたって特になんの準備もしていなく、はじめの一週間を座卓で過ごしてたんですが、なかなかつらかったです。
あまりにも動かないので、せめて立って仕事をしたらだいぶ違ったので、私だけかもしれず参考になるかどうかわかりませんが、ちょっと気にしてみて頂ければ。
イメージ画像としてamazonで調べたよさそうなやつを紹介しておきます。
バランスボール
スタンディングデスク
番外編：もし個人事業主で事務所にデスクトップPCしかなく困っている場合
ちょっと勤め先で利用するには色んなハードルがありそうなのでオススメしませんが、個人事業主で事務所にデスクトップPCを置いていて仕事をするのに出社せざるを得ない場合に使えるかもしれません。
それは、Googleリモートデスクトップという機能です。
事務所のPCで上記にアクセスして頂くとヘルプ画面に飛べますので、そこからソフトをダウンロードすると、自宅やスマホからでもchromeというブラウザから事務所のPCにリモートアクセスすることができます。
デスクトップPCなので物理的に無理って場合に使えると思いますが、会社にお勤めであれば管理者にご確認ください。
この記事のまとめ
思っていたよりも記事が長くなってしまい恐縮です。ホントは軽くお伝えするつもりがこんなことになってしまいました。
テレワークはとにかく健康に気をつけてください。働きすぎないように、運動不足にならないように意識しないと体がどんどん悲鳴を上げていきます。
その上でテレワークをするために必要なことは、会社とのコミュニケーションです。
在宅でどれくらいのパフォーマンスを期待されているのか、それとも緊急時なので最低限仕事ができればいいのか、分かっていないと次に出社した時の周りの温度感が違うかもしれませんので、やれるだけやってみてください。
何か他に聞きたいことがあればツイッターやお問合せフォームからご連絡頂ければ。それでは快適なテレワーク生活を！
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