この記事では、新しいシステムを導入するための根回し方法について議論していきたいと思います。
このブログは将来CIOになるためのブログです。ですので読者は少しでも会社をITで良くしたいと考えていると認識しています。
前提にこのことがないと話が噛み合わない気がしましたので改めて記載しましたが、会社を今より良くしたい、そのために導入したら効果がありそうな新しいシステムを見つけた、ただ本当にうまくいくかどうかはわからない。そもそも上司がITに疎い。どうやって説得しよう。
そんなときの私がよく使う手段をご紹介いたします。
それでは、いきます。
システム導入時の上司の考え方
まずはじめに、上司の立場から見た意見を書きます。部下が新しいシステムを導入したいと行って来た時にまず確認するのは費用です。経費がいくらかかるか。
その後、新しいシステムが影響を与える範囲を確認します。全社員が強制的に使う必要があるものなのか、それとも一部が恩恵を受けるものなのか。
最後にどのような効果があるのか。例えば経費が年間100万円下がるなど分かりやすく数字で出るものかどうか。それとも売上が上がるのか、人件費が下がるのか、なんにせよ効果を知りたがります。
その上で上司の思考展開を説明します。
上司たるもの決断はしたい
経営判断。かっこよくないですか？自分が決めた感じ。というわけで、やるかやらないか自分で判断がしたい。決裁者でなくても、その上の上司に話すかどうか自分が決めたい。
組織上、当たり前というか避けられない流れです。上司に花を持たせる必要があります。手柄を取られたくらいで心が折れてはなりません。
この時期に得るのは経験です。評価ではないことを肝に銘じましょう。とはいえドMになれとは言っていません。
評価者としてまずはじめに給料を決めるのは上司ですし、他にもあなたの仕事ぶりを見ていますので、そこは安心して花を持たせて上げてください。むしろ理論武装する手助けをすると考えたほうがいいかもしれません。
だけどリスクは避けたい
とはいえ、失敗は絶対に避けたいと思うのが心情。しかも自分が選んだものではなくて部下が持ってきたものですから、本当に大丈夫かどうか一生懸命確認します。
ここまでの思考は翌々考えたら理解できると思います。
下手したら却下という決断をされる
最後にですが、上司は違和感を感じたら容赦なく却下します。どれだけいいものだと思って提案しても説明がうまく行かなければやり直しになります。
なぜなら、いま現状が回っているからです。
システムの導入というのは、今をより良くするためのチャレンジです。失敗したら元に戻せばいいですが、それまでの工数や費用の責任を取る必要があります。
そんなこと言っていたら何もできない、と反論したくなるかと思います。
だからこそ、そのための根回しや土壌づくりが必要です。それをこれから説明します。
回りもやっていることを伝える
まずは、他社も新しいシステムを導入しているといった導入事例を集めます。
逆に言うと、当社だけこのシステムを導入していなくて遅れている、と表現してもいいかもしれません。
新しいシステムについてもですが、業績を上げている会社は色んなシステムを試しながら自社にあったシステムを選んでいる、まずはやってみないと分からないということを理解して貰う必要があります。
上司は、他社がどんなシステムを使っているか、どんな成果が出ているか気になっていますので、そのあたりをくすぐりましょう。
大きな会議などで直接上司に言ってもらう
その後に上司に新しいシステムについて提案をするのですが、自分から直接声をかけるのではなく、まずは他部署の人から上司に対して声を上げてもらいます。
たとえば、大きな営業会議や経営会議など、全社の営業部長や経営陣などが集まる会議は無いでしょうか。
だいたいそういった会議では、営業部長に対して今期の数字などの報告や、特に課題となっている特定の案件についてのヒアリングなどがあるかと思います。
そこで、新しいシステムについて言及してもらうわけです。社内SEの〇〇さんに相談してもらっていて、このシステムが導入されれば成績も上がると思っているなど。
もちろんその前に上司にはこちらから説明しておきますが、あくまでも営業から要望が上がっているという形で、自分が希望しているわけではないということを匂わせておきます。
急に振られた形になった上司は、一応あなたからも話を聞いていることになるので、詳細詰めて後日報告しますという着地をすることになるかと思います。
これでシステム導入が一歩進みます。
いつでも提案できるように準備しておく
で、こちらの準備としては、いつでも情報を出せるようにしておきます。
・総額いくらか
・今発注して納品はいつか
・導入までにどのようなステップを踏むか
など、聞かれそうなことは事前に確認しておきます。
普段の信頼が大事
テクニックより情熱
ここまで、システム導入についての人間臭い準備について語ってきました。
最後に忘れてもらいたくないことを買いて終わりにしたいと思います。
それは、仕事の目的と情報収集です。
まずはじめにシステム導入の目的を動かさないことです。大きくは業務改善とありますが、経費を下げたいのか、売上を上げたいのか、はじめに明らかにしておく必要があります
また、情報収集についてですが、現場の声が一番大事です。
社外から仕事がやりにくいとか、添付ファイルをメールで送る際に自動で暗号化されるが、別メールの言語が日本語のため外国のお客様から何が書いているか分からないと言われる、とか、営業絡みの問い合わせも多数いただくかと思います。
その内容が、ただ単に問い合わせした人がITに弱いだけなのか、他の人も同じ問い合わせをしてくるのかで、受け取り方も違ってくるかと思います。
常にアンテナを張っておく
ですので、常になにかしらアンテナを張っておく必要があります。
詳しくなる必要はありませんが、上司に説明できる程度の知識は幅広く必要ですので、興味が湧いたことにはまずインターネットで調べて知識を得ておきましょう。
まとめ
今回の記事では、システムを導入するための根回し情報について書きました。
生臭くてITっぽくなくて嫌に感じた人も多いかもしれませんが、一般企業はあくまで人で成り立ってますのでCIOを目指すなら避けて通れない道だと思います。
これからもこういった生臭い記事を書いていきますので、もしよければまた読んでください。ツイッターはこちら。よろしくどうぞ。https://twitter.com/shigeruse
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